Optimiser la formation des collaborateurs

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Publiée le : 16 mai 2008 à 11:30 par La rédaction

Profitez du second souffle de la formation à distance

Votre entreprise peut difficilement s’organiser en l’absence de certains collaborateurs ? Vous êtes trop éloigné d’un centre de formation ? Vous souhaitez optimiser les temps de formation en limitant les déplacements ? Dès 2001, la presse titrait « l’année de l’e-learning ». Mais le coût des solutions, les difficultés pédagogiques liées à l’autoformation, l’adhésion limitée des utilisateurs ont eu raison de ces belles promesses. Pourtant l’e-learning, ou la e-formation, connaît actuellement un second souffle, voici pourquoi.

Des technologies enfin matures

Connexions Internet « haut-débit » et plateformes technologiques de formation en ligne plus éprouvées rendent désormais possible la formation à distance. En effet, l’utilisation de vidéos, de voix off, d’animations pédagogiques sont très consommatrices en bande passante. Qui accepterait d’attendre plus de 5 secondes pour voir le contenu d’un exercice ou d’un exposé s’afficher sur son ordinateur ? Cette maturité technologique a pourtant constitué le principal frein à l’utilisation du e-learning par les entreprises.

Une offre mieux structurée boostée par le DIF

Bureautique (Word, Excel, et bientôt Open Office) et langues caracolent au hit parade des formations e-learning plébiscitées. Viennent ensuite les formations métiers. Par ailleurs, le Droit Individuel à la Formation (DIF) autorise chaque salarié à disposer d’un crédit-temps de 20h de formation. Comment se retrouver dans le dédale de l’offre e-learning ? Deux types d’acteurs s’affrontent : les organismes de formation traditionnels (Cegos, Demos…) proposent de plus en plus de modules e-learning. En parallèle, les acteurs spécialisés (Crossknowledge, SmartCanal…) cherchent à s’imposer sur cette niche.

Attention, il reste des pièges

Tous les professionnels vous le diront : le principal piège de l’e-learning c’est…la motivation ! L’autoformation suppose en fait une bonne dose de rigueur. Bien sûr, choisir un contenu pédagogique adapté, avoir une plate-forme technologique efficace et prévoir d’être au calme sont des facteurs de réussite incontournables pour réussir la mise en place d’une formation e-learning. Et puis si le présentiel vous manque, de plus en plus de modules mixtes (présentiel + à distance) sont proposés. Alors êtes-vous prêt ?

1. Adoptez la e-formation : étapes 1 et 2

Rechercher et sélectionner son prestataire

Rédigez un court cahier des charges précisant vos besoins, à savoir : le type de formation, le niveau des apprenants, le rythme d’apprentissage souhaité, le nombre de personnes à former… Manipulez la plate-forme de formation : évaluez la scénarisation et les contenus pédagogiques, la pertinence des quizz et des tests de niveau, les tableaux de bord de progression des apprenants… Impliquez si possible quelques apprenants dans la validation du choix avant de vous engager dans le contrat de prestation.

L’administrateur configure la plate forme et les droits d’accès

Une fois le prestataire adapté retenu (contenu = les formations, contenant = la plate-forme), le responsable ou administrateur sélectionne les modules de formation qu’il souhaite proposer à ses collaborateurs (ex : un cours d’anglais, une formation à Word, une formation métier).

Puis il définit les droits d’accès de chaque stagiaire : en effet, chaque personne peut avoir droit à des modules différents. De même à l’intérieur de chacun des modules, certains stagiaires plus avancés seront orientés directement vers un module plus difficile.

2. Adoptez la e-formation : étapes 3, 4 et 5

Les stagiaires se connectent et suivent les formations

Puis chaque stagiaire, à son rythme et lorsqu’il le souhaite, accède à la plate-forme de formation, grâce à des mots de passe personnels. Bien souvent une évaluation de niveaux sous forme de quizz est un préalable. Elle permet d’accéder directement aux modules pédagogiques correspondant à ce qu’il reste à apprendre. Des exposés (sous forme de dessins animés, schémas, vidéos, sons, textes) permettent d’acquérir des connaissances. Le stagiaire peut s’arrêter à tout moment. Bien évidemment, il est préférable de finir le chapitre en cours. Des alertes par mail peuvent rappeler à un stagiaire qu’il doit poursuivre sa formation s’il ne s’est pas connecté depuis longtemps.

Validation des connaissances

Pour valider l’apprentissage, le stagiaire est invité à réaliser des exercices pratiques. Ils peuvent prendre la forme de quizz (réponses à des questions) ou de manipulations concrètes (exemple : faire une opération de publipostage avec Word). Ces exercices permettent de passer au module suivant ou encore de finaliser un parcours de formation. Dans certains cas, ils peuvent attester d’un niveau acquis (type TOEFLE pour les langues).

L’administrateur suit le parcours des apprenants

À tout moment, l’administrateur peut suivre l’évolution des stagiaires. Ce suivi permet par exemple de relancer un stagiaire n’ayant pas eu le temps d’avancer dans son parcours de formation depuis quelques semaines. Les résultats des quizz et tests peuvent être consolidés, afin de suivre l’efficacité de la formation et de mesurer le retour sur investissement.

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