Réduire les délais de paiement avec la facture dématérialisée

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Publiée le : 8 juillet 2008 à 08:40 par La rédaction

La facture dématérialisée

La facturation est un poste clé de toute entreprise. C’est le maillon essentiel qui relie la livraison d’un bien ou d’un service à son paiement par le client. C’est un poste souvent lourd dans l’entreprise. On estime aujourd’hui à près de 11 € le coût d’émission d’une facture dans une entreprise classique équipée d’un logiciel de gestion comptable. Le coût de traitement d’une facture reçue (réception, contrôle, paiement, archivage, litiges éventuels) s’élève lui en moyenne à 15 €. C’est aussi un poste à faible valeur ajoutée.

Une initiative européenne

Assez paradoxalement, ce poste stratégique a échappé jusqu’à présent à toute évolution significative. Les blocages ont pendant longtemps été à la fois réglementaires et culturels. Au cours des dernières années, la réglementation a sensiblement évolué. L’initiative a d’abord été européenne avec la directive 2001/115 relative à la « simplification, modernisation et harmonisation des conditions imposées à la facturation en matière de TVA ». Ce texte est entré en vigueur en France en 2003. La loi stipule désormais que « les factures peuvent sous réserve de l’acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garanties » (article 289-V du Code Général des Impôts).

De nombreux gains à la clé

Pour l’entreprise, la facture dématérialisée est une vraie aubaine. Elle permet de réaliser des gains de temps (transmission plus rapide des factures et des paiements, diminution des causes de litiges, ...) et gains financiers importants (diminution des frais d’envois, d’archivages, suppression des impressions papier). Cerise sur le gâteau, elle permet un meilleur suivi des factures et une hausse du niveau de sécurité des données ainsi échangées.

Une réduction des coûts de plus de 70%

À titre de comparaison, on estime aujourd’hui à 4 € le coût de traitement d’une facture dématérialisée reçue et à 3 € celui d’une facture dématérialisée émise. Ces chiffres sont à rapprocher des chiffres cités en début d’article... À chaque chef d’entreprise de faire maintenant ses soustractions... De belles économies en perspective !

1. Pourquoi et comment adopter la facture dématérialisée

Quel intérêt pour mon entreprise ?

Avant de se lancer, il convient de bien étudier les économies que vous pourrez réaliser dans votre entreprise. Ces économies vont dépendre du pourcentage de factures émises ou reçues que vous pourrez dématérialiser et donc aussi du nombre de vos partenaires qui sont prêts à adopter ce nouveau mode d’échange de données. Elles dépendront enfin de la motivation de vos équipes à accepter ce changement avec les petites évolutions qu’il impliquera sur les contours de certains postes. Pour analyser ce potentiel de gain, vous pouvez contacter un prestataire de facturation dématérialisée qui réalisera un audit rapide du fonctionnement de votre service facturation qu’il pourra compléter par une enquête auprès d’un échantillon de vos clients. Il sera alors à même de vous orienter vers la bonne solution.

Les solutions de PDF signés

C’est la solution la plus simple et la plus répandue dans les petites entreprises (moins de 20 personnes). Elle consiste depuis votre logiciel de facturation à éditer des factures au format PDF. Ce format a l’avantage de garantir l’authenticité et l’intégrité de l’original. La facture ainsi dématérialisée est envoyée par votre messagerie électronique. Elle est sécurisée en utilisant un certificat de signature électronique (type Chambersign). Ces factures sont alors fiscalement recevables. Vous restez alors responsable du contrôle de la qualité de la facture émise (présence des mentions obligatoires), de la signature de cette facture, de son routage et de son archivage pendant la durée légale. À noter qu’il est aussi possible d’émettre la facture en format PDF au sein de l’entreprise et de confier son contrôle, sa signature, son routage et son archivage à un prestataire spécialisé agissant pour votre compte.

2. Les solutions d’échanges de données

Ces solutions plus évoluées reposent sur l’échange de données structurées entre votre logiciel de comptabilité et un prestataire spécialisé qui sera chargé du contrôle de qualité de la facture, de sa signature, de son routage, de son suivi et de son archivage dans un « coffre-fort électronique ». L’échange de données se fait selon différents formats (CSV, XML, EDI). La plupart des logiciels de comptabilité intègrent aujourd’hui la possibilité de tels échanges. La mise en place de ces solutions nécessite l’intervention d’un prestataire spécialisé (aussi appelé Tiers de confiance ou Tiers facturier) qui définira avec vous les procédures d’authentification, de stockage et de restitution de vos factures. Votre client reçoit alors vos factures au format électronique qui entrent directement dans sa comptabilité. Cela suppose aussi qu’il utilise la même plateforme de facturation dématérialisée que vous pour vos échanges.

Gérer le changement avec vos partenaires

Au delà des questions techniques, la principale difficulté dans la mise en place de la facturation dématérialisée via des échanges de données réside dans la nécessité d’obtenir l’accord préalable du destinataire (obligation imposée par l’article 289-V du Code Général des Impôts). Le succès de la facture dématérialisée dépendra donc de votre capacité à convaincre vos fournisseurs voire vos clients à adopter ce mode d’échange. Pour cela, dans le cas de factures dématérialisées via des échanges de données (CSV, XML, EDI), il vous faudra au préalable signer avec chacun de vos fournisseurs et clients concernés un accord préalable aussi appelé « convention interchange » qui précise le format utilisé, le choix du tiers de confiance, la localisation du coffre-fort d’archivage des factures dématérialisées échangées et la date d’entrée en vigueur du dispositif.

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