Le fax n’a pas encore disparu, malgré l’utilisation généralisée du courrier électronique. Parfois on peut joindre certaines entreprises plus facilement par fax, sans passer par des numéros de téléphone surtaxés ou des menus multiples avec des temps d’attente interminables.

Des entreprises et administrations peuvent réagir plus rapidement à un fax qu’à un appel téléphonique ou bien elles exigent un document signé. Certains cabinets d’avocats se méfient des e-mails mais acceptent des fax, estimant (à tort) que ceux-ci sont plus difficiles à falsifier. Parfois, on a aussi besoin d’envoyer un document manuscrit ou un dessin.

Enfin, certaines personnes sont rassurées de voir un document arriver sous forme de papier et ne consultent pas leurs e-mails systématiquement, préférant laisser à une assistante la tâche de trier le courrier papier avec les fax.

Avant de faire votre choix, réfléchissez à : la fréquence d’utilisation (intensive ou de temps en temps) des envois en local, national ou international, la qualité d’impression, au support technique. Il est inutile de dépenser 1 000 € pour acheter un modèle avec un bac contenant 250 feuilles et une mémoire de 64 Mo si vos besoins sont plus modestes.

Si vous voulez envoyer vos fax en soirée pour profiter des tarifs réduits du téléphone, choisissez un appareil qui permet l’envoi programmé. De plus, un télécopieur qui enregistre vos documents en mémoire avant l’envoi vous éviterait la surprise d’un échec d’envoi à cause de bourrage de papier. Cette mémoire sert aussi pour la réception. La mémoire peut aller jusqu’à 64 Mo ou plus dans un modèle haut de gamme

Si vous voulez utiliser votre ligne « voix » pour le fax, acheter un fax-répondeur. Il décroche automatiquement les appels entrants pour déterminer leur nature. Si c’est un fax, le signal est orienté vers le fax. Si c’est un appel vocal, c’est le répondeur qui s’en charge.

Les télécopieurs à papier thermique sont très compacts et bon marché. Mais les fax sur papier thermique ont tendance à faner après quelques semaines. Pensez à prendre des photocopies de vos fax reçus si vous voulez les conserver plus longtemps.

Préférer un appareil tout en un. Les appareils multifonctions se branchent sur l’ordinateur et combinent les fonctions d’imprimante, scanner, photocopieur, et fax dans un seul boîtier. C’est un gain de place considérable. On trouve aussi des fax qui peuvent envoyer et recevoir des SMS.

L’ordinateur peut faire très bien office de fax via son modem interne, sans nécessiter aucun investissement supplémentaire. Une fois configuré, il suffit de sélectionner « fax » dans le menu d’impression du document que l’on veut faxer. Cela convient parfaitement pour les documents électroniques (Word, PDF... ).

Quant aux documents papier, il faut les scanner préalablement. Le logiciel de fax en permet aussi la réception. Certains réactivent automatiquement l’ordinateur s’il était en veille. Mais si vous n’avez pas une ligne de téléphone dédiée pour le fax, vous devez utiliser la fonction de répondeur pour aiguiller les appels.

On peut aussi trouver des modems qui simulent les fonctions de télécopieur et répondeur. Les appels et fax reçus sont stockés dans une mémoire du modem, sans laisser l’ordinateur allumé. Le problème de bourrage de papier est oublié !

Au lieu d’investir dans un télécopieur réel avec une ligne téléphonique supplémentaire, vous pouvez utiliser un service vous permettant de recevoir ou d’envoyer de vrais fax depuis votre adresse courriel (e-mail). C’est le fax virtuel ou messagerie télécopieur.

Si vous recevez beaucoup de fax publicitaires, choisissez une machine qui vous permet de visualiser les fax sans les imprimer. Vous êtes ensuite libre d’effacer les spams et ainsi vous économisez les consommables. En revanche, il n’y a pas moyen de bloquer les fax-spams à l’arrivée. En effet, les robots d’envoi de fax recomposent le numéro jusqu’à ce que l’envoi passe.

Il vaut mieux ne pas effectuer un dégroupage total : pour utiliser un fax de façon fiable il faut utiliser sa ligne principale plutôt que la ligne de la Freebox, Livebox ou autre (VoIP), car le fax analogique est souvent incompatible.